Dlaczego rozmowy telefoniczne kosztują czas?
Jak dostawcy usług mogą skuteczniej organizować swoją komunikację?
Wielu usługodawców uważa, że rozmowy telefoniczne są najszybszym sposobem komunikacji z klientami. W rzeczywistości jednak często kosztują one dużo czasu i nie zawsze prowadzą do lepszych rezultatów. Podczas rozmowy telefonicznej obie strony muszą być dostępne w tym samym czasie, informacje są czasami zapominane lub niekompletnie przekazywane, a ważne szczegóły są szybko tracone.
Telefon może stać się prawdziwą pułapką czasową, zwłaszcza w przypadku wielu codziennych zapytań.
Problem ze spontanicznymi połączeniami telefonicznymi
Typowa rozmowa telefoniczna często rozpoczyna się bez przygotowania. Klient dzwoni i spontanicznie wyjaśnia swoją prośbę. Często brakuje ważnych informacji, takich jak dokładny adres, pożądane spotkanie lub szczegóły dotyczące usługi.
Oznacza to, że usługodawca musi zadawać wiele pytań. Czasami rozmowa trwa kilka minut, mimo że te same informacje można przekazać w kilku wierszach na piśmie.
Jeśli jednego dnia dzwoni kilku klientów, czas ten znacznie się wydłuża.
Rozmowy telefoniczne przerywają pracę
Kolejną wadą jest to, że rozmowy telefoniczne często odbywają się w trakcie pracy. Handlowiec pracuje na budowie, usługodawca jest w podróży lub koncentruje się na zadaniu.
Telefon zmusza go do przerwania pracy. Następnie często potrzeba kilku minut, aby powrócić do pracy.
Te drobne przerwy mogą sprawić, że cały dzień pracy będzie mniej wydajny.
Zapytania pisemne są często bardziej przejrzyste
Wielu usługodawców zdaje sobie sprawę, że pisemne zapytania są znacznie bardziej ustrukturyzowane. Klienci mogą wysłać zapytanie za pośrednictwem formularza lub wiadomości i bezpośrednio przekazać ważne informacje.
Na przykład:
Nazwa i kontakt
Miejsce usługi
Opis problemu
Pożądana data
Dzięki tym informacjom usługodawca może natychmiast zdecydować, czy i jak może pomóc.
Więcej przeglądów z wieloma klientami
Zapytania otrzymane na piśmie pozostają udokumentowane. Usługodawca może je później ponownie przeczytać, posortować lub nadać im priorytet.
Z drugiej strony, rozmowy telefoniczne często znikają z pamięci. Bez notatek ważne szczegóły mogą zostać utracone.
Ustrukturyzowana komunikacja zapewnia zatem lepszy przegląd i mniej nieporozumień.
Telefon pozostaje ważny - ale ukierunkowany
Nie oznacza to, że rozmowy telefoniczne są z gruntu złe. Są one szczególnie przydatne, gdy zamówienie zostało już sfinalizowane lub gdy wymagana jest szybka koordynacja.
Jednak w przypadku wstępnych zapytań, pisemne zapytanie jest często bardziej efektywnym sposobem.
Wnioski
Rozmowy telefoniczne są nadal częścią komunikacji między klientami a dostawcami usług. Niemniej jednak zbyt wiele spontanicznych połączeń może kosztować dużo czasu i zakłócać przepływ pracy.
Połączenie ustrukturyzowanych zapytań online i ukierunkowanych połączeń telefonicznych pomaga zaoszczędzić czas, a jednocześnie profesjonalnie odpowiadać na zapytania klientów.
Pozostawia to więcej czasu na to, co naprawdę się liczy: dobrą pracę i zadowolonych klientów.
